Kit de Creación: Sistema de Biblioteca
C.P.E.M. Nº3 - Tu guía completa paso a paso
Paso 1: La Base de Datos (Google Sheet)
Este es el cerebro de tu sistema. Sigue estos pasos para crearlo correctamente.
1.1 - Crear el Archivo y las Pestañas
- Ve a sheets.new para crear una nueva hoja de cálculo.
- Nómbrala **"Catálogo Biblioteca C.P.E.M. Nº3"**.
- Renombra la primera pestaña a **"Catálogo Maestro"**.
- Crea una segunda pestaña y llámala **"Listas"**.
1.2 - Configurar "Catálogo Maestro"
En la pestaña "Catálogo Maestro", crea las siguientes columnas en la primera fila:
| Columna | Descripción |
|---|---|
| ID_Libro | Código único que le darás a cada libro (Ej: MAT-001). |
| Título | Título completo. |
| Autor | Nombre del autor. |
| Editorial | Editorial del libro. |
| Área/Materia | Materia principal (se convertirá en un menú desplegable). |
| Sistema_Viejo_Año | Año correspondiente al plan antiguo. |
| Sistema_Nuevo_Año | Ciclo/Año correspondiente al plan nuevo. |
| Estado | Será un menú: Disponible, Prestado, En Reserva. |
| Ubicación_Física | Opcional: Estante, fila, etc. |
| Nombre_Alumno | Se llena al prestar. |
| Email_Alumno | Se llena al prestar. |
| ID_Alumno | Se llena al prestar. |
| Fecha_Préstamo | Se llena al prestar. |
| Fecha_Devolución | Se llena al prestar. |
| Condición_Entrega | Se llena al prestar. |
| Condición_Devolución | Se llena al devolver. |
| Notas | Cualquier otra información. |
1.3 - Poblar la pestaña "Listas"
En la pestaña "Listas", copia y pega las áreas que me diste. Esto te permitirá crear menús desplegables y evitar errores.
Contenido para la pestaña "Listas"
Columna A (Áreas Plan Viejo) | Columna B (Áreas Plan Nuevo) | Columna C (Ciclos Plan Nuevo)
-----------------------------|-------------------------------|-----------------------------
MATEMÁTICA | GEOGRAFÍA | Unidad Pedagógica (1ro-2do)
IDIOMA EXTRANJERO... | ECONOMÍA | Interciclo (3ro)
CIENCIAS BIOLÓGICAS | CONSTRUCCIÓN DE CIUDADANÍAS | Orientado (4to y 5to)
...y así sucesivamente con todas las áreas que me proporcionaste.
Luego, usa el menú Datos > Validación de datos en las columnas "Área/Materia", "Sistema_Viejo_Año" y "Sistema_Nuevo_Año" para crear los menús desplegables apuntando a los datos de la pestaña "Listas".
Paso 2: Los Formularios de Google
Crea tres formularios desde forms.new. Para cada uno, ve a la pestaña "Respuestas", haz clic en el ícono de Sheets y vincúlalo a tu hoja de cálculo principal.
Formulario 1: Solicitud de Reserva
- Nombre y Apellido
- Correo Electrónico
- DNI o Identificación de Alumno
- Título del Libro que quieres reservar
- Autor del libro (opcional)
Formulario 2: Registro de Préstamo (Uso Interno)
- ID del Libro (del Catálogo Maestro)
- Título del Libro (para la alerta)
- Nombre y Apellido del Alumno
- Correo Electrónico del Alumno
- DNI o Identificación de Alumno
- Fecha de Préstamo (tipo fecha)
- Fecha de Devolución Prevista (tipo fecha)
- Condición del Libro al entregar (opciones: Bueno, Regular, Con detalles)
Formulario 3: Registro de Devolución (Uso Interno)
- ID del Libro (del Catálogo Maestro)
- Condición del Libro al ser devuelto (opciones: Igual, Con nuevos detalles, Dañado)
- Fecha de Devolución (tipo fecha)
- Notas sobre la devolución (opcional)
Importante: Renombra las pestañas de respuestas que se crean automáticamente a "Solicitudes", "Préstamos" y "Devoluciones" para mayor claridad.
Paso 3: El Panel de Control (Gráficos y Alertas)
3.1 - Pestaña de Estadísticas y Gráficos
- Crea una nueva pestaña y llámala **"Estadísticas"**.
- En la hoja **"Préstamos"** (la de respuestas del formulario), añade una columna "Área del Libro". En la primera celda vacía (ej: J2), pega esta fórmula y arrástrala hacia abajo. (Asume que el ID del libro está en la columna B de "Préstamos").
=IFERROR(VLOOKUP(B2, 'Catálogo Maestro'!A:E, 5, FALSE), "No encontrado")
- En la pestaña **"Estadísticas"**, celda A1, escribe "Áreas más solicitadas". En A2, pega:
=QUERY(Préstamos!J:J, "SELECT J, COUNT(J) WHERE J IS NOT NULL GROUP BY J ORDER BY COUNT(J) DESC LIMIT 30 LABEL J 'Área', COUNT(J) 'Nº de Préstamos'")
- En la pestaña **"Estadísticas"**, celda D1, escribe "Libros más solicitados". En D2, pega (asume que el título está en la columna C de "Préstamos"):
=QUERY(Préstamos!C:C, "SELECT C, COUNT(C) WHERE C IS NOT NULL GROUP BY C ORDER BY COUNT(C) DESC LIMIT 30 LABEL C 'Título del Libro', COUNT(C) 'Nº de Préstamos'")
- Selecciona los datos generados y usa el menú **Insertar > Gráfico** para visualizar la información.
3.2 - Alerta de Préstamos del Día
- En tu hoja de cálculo, ve a **Extensiones > Apps Script**.
- Borra todo el código que aparezca y pega el siguiente.
Código para Google Apps Script
function onOpen() {
const HOJA_PRESTAMOS = 'Préstamos'; // ¡IMPORTANTE! Cambia esto si tu hoja de respuestas se llama diferente.
const COLUMNA_FECHA = 'Fecha de Préstamo';
const COLUMNA_TITULO = 'Título del Libro'; // Asegúrate que el formulario de préstamo pida este dato.
const COLUMNA_ALUMNO = 'Nombre y Apellido del Alumno';
const hoy = new Date();
hoy.setHours(0, 0, 0, 0);
const hoja = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName(HOJA_PRESTAMOS);
if (!hoja) return;
const datos = hoja.getDataRange().getValues();
const encabezados = datos[0];
const idxFecha = encabezados.indexOf(COLUMNA_FECHA);
const idxTitulo = encabezados.indexOf(COLUMNA_TITULO);
const idxAlumno = encabezados.indexOf(COLUMNA_ALUMNO);
if (idxFecha === -1 || idxTitulo === -1 || idxAlumno === -1) {
SpreadsheetApp.getUi().alert('Error: No se encontraron las columnas necesarias en la hoja "' + HOJA_PRESTAMOS + '". Revisa los nombres.');
return;
}
const prestamosDeHoy = datos.slice(1).filter(fila => {
if (!fila[idxFecha]) return false;
const fechaPrestamo = new Date(fila[idxFecha]);
fechaPrestamo.setHours(0, 0, 0, 0);
return fechaPrestamo.getTime() === hoy.getTime();
});
if (prestamosDeHoy.length > 0) {
let contenidoHtml = '<style>body{font-family:sans-serif; background-color:#fde8e8;} li{margin-bottom:8px;}</style><h2 style="color:#c53030;">🚨 Alerta: Préstamos de Hoy</h2><ul>';
prestamosDeHoy.forEach(fila => {
const titulo = fila[idxTitulo] || 'Título no especificado';
const alumno = fila[idxAlumno] || 'Alumno no especificado';
contenidoHtml += `<li><b>${titulo}</b> prestado a <i>${alumno}</i></li>`;
});
contenidoHtml += '</ul>';
const ui = HtmlService.createHtmlOutput(contenidoHtml).setWidth(450).setHeight(300);
SpreadsheetApp.getUi().showModalDialog(ui, 'Préstamos Recientes');
}
}
- Haz clic en el ícono de **Guardar** y autoriza los permisos si te lo pide.
- Recarga tu hoja de cálculo para probarlo.
Paso 4: Publicar el Catálogo para el Blog
Crearemos una vista limpia y pública del catálogo para que los alumnos la consulten.
- Crea una nueva pestaña en tu Sheet y llámala **"Catálogo para Alumnos"**.
- En la celda A1 de esta nueva pestaña, pega la siguiente fórmula:
=QUERY('Catálogo Maestro'!A:I, "SELECT B, C, E, F, G, H WHERE B IS NOT NULL ORDER BY E, B", 1)
Esta fórmula muestra Título, Autor, Área, Años y Estado, ordenado por Área y luego por Título.
- Con la pestaña "Catálogo para Alumnos" seleccionada, ve al menú **Archivo > Compartir > Publicar en la web**.
- En la ventana que aparece, asegúrate de que esté seleccionada la hoja "Catálogo para Alumnos" y el formato "Página web".
- Haz clic en **Publicar**.
- Copia el código `